Svi smo iskusili nevolje u poslu vezano za upravljanje vremenom. Probudite se puni nade i optimistični – ne samo da ćete ispuniti sve svoje rokove i zadate obaveze, već ćete i otići u u šetnju/trening i napraviti zdrav domaći obrok.
I onda se dogodi – život. Zakasnite, uhvati vas jutarnja saobraćajna špica i stignete na svoj posao sa hiljadu misli i uveliko već frustrirani svijetom. Sjednete da počnete sa radom i konačno završite s tim projektom koji ste odlagali sedmicama, shvatite da imate druge neizostavne obaveze do pla dana – i da, već kasnite sa obavljanjem prvog sastanka. Konačno završavate sa posljednjim sastankom i počinjete pregledati mejlove kada dobijete hitan poziv za neku neplaniranu obavezu.
Dobra vijest je da postoje načini da povratite one naizgled nedostižne izgubljene sate u danu. Sve je u upravljanju ličnim vremenom – upravljajte svojim vremenom umjesto da mu dozvolite da upravlja vama.
Postoji nekih 10 pravila koje možete koristiti za upravljanje vremenom kako biste započeli i završili planirani posao
- Razmislite kako trenutno provodite svoje vrijeme
Ako želite optimizirati svoje lično upravljanje vremenom, prvo morate shvatiti gdje vaše vrijeme ide. Pokušajte marljivo evidentirati svoje vrijeme za sedmicu tako što ćete pratiti svoje dnevne aktivnosti. Ova revizija će vam pomoći da:
- Odredite koliko možete ostvariti u jednom danu.
- Identifikujte vremenske probleme.
- Fokusirate se na aktivnosti koje daju najveći povrat.
Dok budete provodili ovu reviziju vremena, postat će prilično jasno koliko vašeg vremena trošite na neproduktivne misli, razgovore i aktivnosti.
Dobit ćete precizniji uvid u to koliko vam vremena treba za određene vrste zadataka. Ova vježba vam također može pomoći da odredite doba dana kada ste najproduktivniji – na taj način ćete znati kada da radite na svojim projektima koji zahtijevaju najviše fokusa i kreativnosti.
- Napravite dnevni raspored—i držite ga se
Dnevni raspored
Ovaj korak je apsolutno ključan za učenje kako upravljati vremenom na poslu. Nemojte ni pokušavati započeti dan bez organizirane liste obaveza. Prije nego što napustite posao za taj dan, napravite listu najhitnijih zadataka za sljedeći dan. Ovaj korak vam omogućava da krenete čim stignete u kancelariju.
Stavljanje svega na papir spriječit će vas da noću ležite budni i prevrćete zadatke koji vam prolaze kroz misli. Umjesto toga, vaša podsvijest radi na vašim planovima dok spavate, što znači da se ujutro možete probuditi s novim uvidima za radni dan.
Ako to ne možete da uradite dan ranije, obavezno ujutro prvo napišite svoju listu. Uvidjet ćete da vrijeme koje potrošite na kreiranje jasnog plana nije ništa u usporedbi s vremenom koje ćete izgubiti skačući između zadataka kada vam takav plan nedostaje.
- Mudro odredite prioritete
Dok organizujete svoju listu obaveza, određivanje prioriteta je ključ za uspješno upravljanje vremenom na poslu. Počnite tako što ćete eliminirati zadatke koje ne biste trebali obavljati. Zatim identificirajte tri ili četiri najvažnija zadatka i prvo ih obavite – na taj način ćete biti sigurni da ste završili osnovne stvari.
Procijenite svoju listu obaveza i pobrinite se da je organizirate na osnovu važnosti zadatka, a ne njegove hitnosti. Važne odgovornosti podržavaju postizanje vaših ciljeva, dok hitne odgovornosti zahtijevaju trenutnu pažnju i povezane su s postizanjem tuđih ciljeva. Skloni smo pustiti da hitno dominira kada bismo se zaista trebali fokusirati na aktivnosti koje podržavaju naše poslovne ciljeve.
- Grupirajte slične zadatke zajedno
Uštedite vrijeme i mentalnu energiju pokušavajući završiti sve od jedne vrste obaveza prije nego što pređete na sljedeću. Na primjer, kreirajte odvojene dijelove vremena za odgovaranje na mailove, telefoniranje, arhiviranje itd. Ne odgovarajte na mailove i poruke čim stignu, jer to predstavlja najbolju distrakciju. Isključite obavještenja na telefonu i mailu kako biste u potpunosti eliminisali iskušenje da provjerite u neodređeno vrijeme.
- Izbjegavajte potrebu za obavljanjem više zadataka
Ovo je jedan od najjednostavnijih savjeta za upravljanje vremenom za posao, ali može biti jedan od najtežih za slijediti. Usredsredite se na zadatak i blokirajte sve ometanja. Može biti primamljivo raditi više zadataka, ali samo pucate sebi u nogu kada to pokušate. Gubite vrijeme i smanjujete produktivnost kada prelazite s jednog zadatka na drugi.
Slično tome, nemojte biti preopterećeni listom obaveza koja se proteže milju. Naprezanje zbog toga neće ga skratiti, stoga udahnite, izdahnite i obavljajte jedan po jedan zadatak.
- Dodijelite vremenska ograničenja zadacima
Dio kreiranja vašeg rasporeda trebao bi uključivati postavljanje vremenskih ograničenja za zadatke umjesto da samo radite dok se ne završe. Liste obaveza su sjajne i divne, ali ponekad se možete osjećati kao da nikada ništa ne označite.
Ako želite da postavite stabilan ritam svog toka posla, Pomodoro tehnika vam može pomoći da provjerite svoju listu obaveza u 25-minutnim dijelovima, praveći kratke pauze između svakog perioda i duže pauze, nakon završetka četiri. Ova tehnika balansira uski fokus sa čestim pauzama, smanjujući mentalno naprezanje i održavajući motivaciju.
- Ugradite bafere
Jedan od ugodnijih savjeta za upravljanje vremenom na poslu: Neka pauze budu dio vašeg rasporeda. Kada završite zadatak, dajte sebi vremena da udahnete. Napravite male pauze da se napunite, bilo da je to kratka šetnja, kafa, čitanje, neka meditacija itd.
- Naučite reći ne
Nikada nećete naučiti kako da upravljate vremenom na poslu ako ne naučite kako da kažete ne. Samo vi zaista znate za šta imate vremena, pa ako trebate odbiti zahtjev kako biste se fokusirali na važnije zadatke, nemojte oklijevati da to učinite. A ako se prihvatite projekta koji očigledno ne vodi nikuda, nemojte se bojati pustiti ga.
Umjesto da radite puno zadataka koji donose malu ili nikakvu vrijednost, obavite manje zadataka koji stvaraju veću vrijednost. Usmjerite svoje napore u skladu s tim.
Ako ne možete reći ne, delegirajte to. Iako delegiranje može biti teška vještina za naučiti, može učiniti čuda za vaše lično upravljanje vremenom.
- Organizujte se
Za efikasno upravljanje vremenom, ovaj savjet treba da bude na vašoj listi obaveza. Ako imate hrpe papira razbacanih po stolu, pronalaženje onog koji vam zaista treba bit će kao pronalaženje igle u plastu sijena. Malo je stvari koje su toliko frustrirajuće kao što je gubljenje dragocjenog vremena u potrazi za izgubljenim predmetima. Da ne spominjemo koliko nered može otežati fokusiranje.
Male stvari čine veliku razliku. Kreirajte sistem arhiviranja dokumenata. Otkažite pretplatu na emailove koji vam više nisu potrebni. Razmislite samo – morate to učiniti samo jednom, ali dobit ćete zauvijek.
- Uklonite smetnje
Društvene mreže, pretraživanje weba, poslovne mreže, tekstualne poruke – smetnje na poslu mogu biti neograničene. Ključ za upravljanje ličnim vremenom je proaktivnost u njihovom rješavanju. Zatvorite svoja vrata da ograničite prekide. Zatvorite sve tabove na računaru osim onih na kojima trenutno radite. Isključite obavještenja poruka i ostavite svoje lične telefonske pozive za ručak.
Idite bebinim koracima. Identifikujte svoje dvije glavne distrakcije i fokusirajte se na to da ih savladate u dvije sedmice. I zapamtite da vam dovoljno spavanje, pijenje vode i zdrava ishrana mogu pomoći da ostanete fokusirani tokom radnog dana – posebno kada dođe do tog popodnevnog pada.
Evo ga – deset savjeta za upravljanje vremenom na poslu koji mogu podići vašu produktivnost na potpuno novi nivo. Ubrzo ćete možda čak i krenuti u teretanu i kuhati kao Marta Stjuart.
Leave a Reply